Kai dokumentą moka tik vienas žmogus, o jis suserga
Beveik kiekvienoje įmonėje yra dokumentas, kurį moka paruošti tik vienas žmogus. Savaitinė ataskaita užsakovui, atliktų darbų aktas, darbo laiko žiniaraštis, sąmata. Kol tas žmogus darbe, viskas gerai. Bet kai jis suserga, išeina atostogų ar keičia darbą, dokumentas sustoja. Kiti nežino, iš kur imami skaičiai, kuris failas teisingas ir ką būtinai reikia patikrinti prieš siunčiant.
Šiame straipsnyje paaiškiname, kodėl taip nutinka ir kaip dirbtinis intelektas, įdiegtas su jūsų įmonės dokumentais, padeda, kad darbas nepriklausytų nuo vieno žmogaus.
Kodėl žinios lieka vienoje galvoje
Dažniausiai niekas to sąmoningai nenusprendžia. Žmogus pradeda pildyti dokumentą, per kelerius metus susikuria savo būdą ir jo niekur neužrašo. Jis žino, kad:
- kiekiai imami iš vieno Excel lapo, o kainos iš kito;
- vienas užsakovas nori ataskaitos iki pietų, kitas tik penktadienį;
- tam tikrą stulpelį reikia perskaičiuoti ranka, nes šaltinyje jis kartais būna senas;
- vieno tiekėjo sąskaitose suma be PVM parašyta ne ten, kur kitų.
Tai ne instrukcija, o patirtis. Ji gyvena žmogaus galvoje ir jo asmeniniuose aplankuose. Kai jo nėra, kolega bando atkartoti iš senų failų, ir arba užtrunka visą dieną, arba suklysta.
Ką dirbtinis intelektas čia keičia
Pats savaime niekas nepasikeičia. Jei dirbtinis intelektas tik įdiegiamas ir kiekvienas darbuotojas naudoja jį savaip, žinios lieka ten pat, tik dabar jos išsibarsto po skirtingų žmonių pokalbius.
Pokytis atsiranda tada, kai diegiant užrašoma, kaip dokumentas iš tikrųjų pildomas. Tai daroma trimis žingsniais.
1. Išsikalbame su žmogumi, kuris moka
Pirmiausia pasikalbame su darbuotoju, kuris dokumentą pildo dabar. Paprašome parodyti realius užpildytus pavyzdžius ir šaltinius, iš kurių jis juos pildo. Klausiame ne „kaip turėtų būti“, o „kaip darote iš tikrųjų“: iš kur imate šį skaičių, ką tikrinate, kas dažniausiai būna ne taip.
Iš to gimsta aprašas, kurį supranta ir dirbtinis intelektas, ir naujas žmogus.
2. Sutvarkome, kur kas guli
Jei šaltiniai yra asmeniniame aplanke ar viename el. pašto dėžutėje, jų niekas kitas neras. Todėl susitariame dėl bendros failų tvarkos: kur dedami šaltiniai, kaip vadinami failai, kur dedamas gatavas dokumentas. Tai nuobodžiausia diegimo dalis, bet be jos pavaduoti neįmanoma.
3. Paruošiame dokumentą taip, kad jį galėtų paleisti kitas
Kai dirbtinis intelektas žino, iš kur imti duomenis ir kokias taisykles taikyti, dokumentą gali paruošti bet kuris apmokytas darbuotojas. Jam nereikia prisiminti visų smulkmenų. Jis paduoda šaltinius ir gauna užpildytą dokumentą su sąrašu, ką dar reikia patikrinti.
Toks sąrašas yra svarbiausia dalis. Dirbtinis intelektas klysta, todėl jis neturi spėti. Ko nerado ar dėl ko nėra tikras, jis įrašo į atskirą lapą „Patikrinti“. Pavaduojantis žmogus iškart mato, kur reikia atidumo, užuot tikrinęs viską iš eilės.
Kas nutinka, kai žmogus suserga
Palyginkime dvi situacijas.
Be aprašyto proceso. Atsakingas darbuotojas suserga pirmadienį. Vadovas skambina jam namo, klausia, kur failai. Kolega pusę dienos ieško, kuris Excel naujausias. Ataskaita išsiunčiama pavėluotai arba su klaida, kurią pastebi užsakovas.
Su aprašytu procesu. Kolega atsidaro bendrą aplanką, paduoda šios savaitės šaltinius ir gauna paruoštą ataskaitą su lapu „Patikrinti“. Peržiūri pažymėtas vietas, pataiso, ką reikia, ir išsiunčia laiku. Sergančiam žmogui niekas neskambina.
Kiek užtrunka apmokyti naujoką
Kai procesas aprašytas, naujo žmogaus nebereikia mokyti savaitėmis šalia patyrusio kolegos. Jam reikia suprasti tris dalykus:
- kur rasti šaltinius;
- kaip paleisti dokumento paruošimą;
- kaip peržiūrėti lapą „Patikrinti“ ir kada klausti vadovo.
Visa kita jau užrašyta instrukcijoje, kurią dirbtinis intelektas naudoja kiekvieną kartą. Patirtis, kurią anksčiau žmogus kaupė metus, dabar yra įmonės, ne vieno darbuotojo.
Tai nereiškia, kad patyręs darbuotojas tampa nereikalingas. Atvirkščiai: jam nebereikia kas savaitę perrašinėti, o laiką jis gali skirti tam, ką moka tik jis. Ir jis gali ramiai išeiti atostogų.
Nuo ko pradėti
Pagalvokite apie vieną klausimą: kurio dokumento jūsų įmonėje niekas negalėtų paruošti, jei rytoj neateitų į darbą jį pildantis žmogus? Būtent nuo jo verta pradėti. Tai dažnai ir tas dokumentas, kuris valgo daugiausia valandų, nes jis pildomas ranka ir be aiškios tvarkos.
Pradėkite nuo vieno dokumento, aprašykite jį su žmogumi, kuris jį moka, ir patikrinkite, ar kitas darbuotojas gali jį paruošti be jo pagalbos. Tai ir yra geriausias ženklas, kad diegimas pavyko.
Jei jūsų įmonėje yra toks dokumentas ir norite pasitarti, nuo ko pradėti, parašykite į [email protected].