Kaip patikrinti, ar dirbtinis intelektas sutaupė valandų
Kad žinotumėte, ar dirbtinis intelektas tikrai sutaupė laiko, reikia pasimatuoti tą patį dokumentą du kartus: dabar, kaip jį pildote ranka, ir po diegimo, kartu su laiku, kurį žmogus praleidžia tikrindamas rezultatą. Jei tikrinimo laiko neskaičiuojate, „sutaupytos valandos“ yra tik nuojauta.
Daugelis vadovų išgirsta tą patį pažadą: dirbtinis intelektas sutaupys valandų. Retas pasako, kaip tai patikrinti jūsų įmonėje, su jūsų dokumentais. Žemiau aprašyta, kaip tai padaryti be jokių specialių įrankių.
Kodėl įvertinimas nėra matavimas
Paklauskite darbuotojo, kiek laiko jam užtrunka savaitinė ataskaita, ir jis pasakys skaičių. Tas skaičius beveik visada netikslus: žmogus prisimena patį darbą, bet pamiršta, kiek laiko ieškojo failo, laukė kolegos atsakymo ar taisė klaidą po to, kai ataskaita jau buvo išsiųsta.
Su „po“ skaičiumi dar blogiau. Kai įrankis naujas, atrodo, kad viskas vyksta akimirksniu. Bet jei žmogus po to pusvalandį tikrina kiekvieną eilutę, tas pusvalandis irgi yra darbas.
Todėl prieš/po turi būti išmatuotas, ne prisimintas.
Kaip pasimatuoti „prieš“
1. Pasirinkite vieną dokumentą
Ne „visą administravimą“, o vieną konkretų dokumentą, kuris kartojasi: savaitinę ataskaitą užsakovui, atliktų darbų aktą, darbo laiko žiniaraštį, pasiūlymą. Vienas dokumentas reiškia vieną aiškų skaičių.
2. Matuokite tikrus atvejus, ne bandomuosius
Paprašykite žmogaus, kuris dokumentą pildo, kelis artimiausius kartus pasižymėti pradžios ir pabaigos laiką. Ne specialiai sugalvotą pavyzdį, o tikrą darbą, su tikrais šaltiniais ir tikromis kliūtimis.
3. Įskaičiuokite viską, kas priklauso dokumentui
Į laiką įeina:
- šaltinių paieška (el. paštas, Excel, aplankai);
- perrašymas ir skaičiavimas;
- klausimai kolegoms ir laukimas;
- savas patikrinimas prieš siunčiant;
- taisymas, jei klaida pastebima vėliau.
Paskutinis punktas dažniausiai pamirštamas, nors būtent jis kainuoja daugiausia nervų.
4. Užsirašykite ir klaidas
Šalia laiko pasižymėkite, kiek kartų dokumente buvo ką taisyti. Laikas be klaidų skaičiaus pasako tik pusę: greitesnis, bet klaidingas dokumentas nieko nesutaupo.
Kaip pasimatuoti „po“
Po diegimo matuojamas tas pats dokumentas, tas pats žmogus, tokie pat tikri atvejai. Skirtumas tik vienas: dabar laikas susideda iš dviejų dalių.
- Paruošimas. Kiek užtrunka paleisti, pateikti šaltinius ir gauti rezultatą.
- Tikrinimas. Kiek užtrunka peržiūrėti, ką dirbtinis intelektas paruošė, ir pataisyti.
Tikrinimas nėra papildoma smulkmena, kurią galima nubraukti. Tai darbo dalis. Jei jo neįskaičiuojate, rezultatas atrodys geresnis, nei yra iš tikrųjų, ir po mėnesio komanda pradės sakyti, kad „su dirbtiniu intelektu tik daugiau darbo“.
Kaip sutrumpinti tikrinimą, jo neatsisakant
Tikrinimas trumpėja ne tada, kai žmogus pradeda pasitikėti, o tada, kai jam aišku, ką tikrinti. Todėl kiekvienas dokumentas turi dvi apsaugas:
- Lapą „Patikrinti“. Jame surašyta, ko dirbtinis intelektas šaltiniuose nerado. Tuščias langelis yra rezultatas; sugalvotas skaičius nėra.
- Kontrolinį skaičių. Pavyzdžiui, suma, kuri šaltinyje ir rezultate turi sutapti. Jei sutampa, žmogui nereikia perskaičiuoti kiekvienos eilutės.
Taip žmogus tikrina tai, kas abejotina, o ne viską iš eilės.
Ką užsirašyti, kad skaičiumi patikėtų ir skeptikas
Matavimo rezultatas turi atlaikyti klausimą „o iš kur jūs tai žinote?“. Užtenka paprastos lentelės:
- data ir kuris dokumentas;
- kas pildė;
- laikas prieš (iš tikrų atvejų);
- laikas po: paruošimas ir tikrinimas atskirai;
- klaidos prieš ir po;
- pastaba, jei atvejis buvo neįprastas.
Tokią lentelę gali perskaityti ir vadovas, ir buhalterė, ir darbuotojas, kuris abejoja. Jei skaičius po diegimo nėra geresnis, tai irgi atsakymas: tada procesas netinka arba jį reikia paruošti kitaip, ir geriau tai sužinoti po vieno dokumento, o ne po metų.
Nuo ko pradėti
Pasirinkite vieną dokumentą, kuris jus labiausiai erzina, ir šią savaitę paprašykite jį pildančio žmogaus pasižymėti laiką. Tai jūsų „prieš“ skaičius, ir jis vertingas net jei dirbtinio intelekto dar nediegsite: pirmą kartą pamatysite, kiek tas dokumentas kainuoja iš tikrųjų.
Realus pavyzdys su kontroliniu skaičiumi: 66 pozicijų sąmata, patikrinta iki pozicijos.
Jei norite, kad „po“ dalį pasimatuotume kartu, parašykite, kuris dokumentas.